如何做到邮件备份与归档

邮件备份与归档

网络化程序越深的企业，越依赖邮件。导致邮件数量越来越多，如果想要调出6个月前的某一封特定邮件。是困难的事，这时就需要专门的邮件备份及归档设备，将所有进出的邮件备份，并且提供索引信息，让管理者容易的取得信件。

当邮件备份当成公司的正式文件，依法必须保存5年以上的沙宾法案通过后，所有的上市公司都需要保存进出公司的邮件，如何在不改变企业的邮件服务器主机，又能提供邮件记录、备份及查询的备份主机，益加重要。

因为邮件的应用已经走入企业中，它的沟通越频繁，就越显的数据备份的重要，再使用传真当作订单的年代，所有的传送、接收都会有一份稿件被存下来，日后要查询是一件相当方便的事，可是转入无纸化的电子邮件时代，万一收件者的计算机被病毒或木马攻陷，导致所有的数据不见了，更不要说[内神通外鬼]的恶意散播行为，企业如何自保，这时邮件记录器就显的重要了。

有3种方法可以记录邮件：

1.把旧的邮件服务器换掉，换成同时具有记录及邮件主机功能的设备，这个方法***简单，也是一劳永逸，ShareTech MS系列邮件服务器就具备这样的功能。

2.拦截网络封包，无论用Sniffer或Brigdge的方式将网络封包导向网络记录器，再将它还原回内容，详细请参照ShareTech UTM+Recorder UR系列产品。

3.MX指向，使用MX仅值不同的观念。在送信时，将原来的邮件服务器（不论是那一家的操作系统或是邮个把处理软件都可以应用）的所有送信内容送到 ShareTech的邮件记录器，记录后再送出去。收信时是由ShareTech的邮件记录器先代收，并且记录后，再送到自建的邮件服务器上，这样的配置好处是用户依然可以使用原来的邮件服务器，使用习惯都不变化。

用邮件服务器的附加功能，记录邮件：

邮件记录功能是可以启动或关闭的，默认值是关闭的状态，管理者可以根据自己的备份需求，再决定要不要启动这个功能，一但启用这项功能，所有通过邮件服务器传送接收的邮件都被记录下来，所有的邮件都会被保存在本机的硬盘中，只有超过保留天数的邮件会被转存到设定的外部储存设备内。

管理者可以通过邮件记录器的搜索功能，进行查询。但是被转存到外部的储存设备内的邮件是搜索不到的。搜索的条件可以是收件人、发件人、主题、日期……等数据。快速地寻找特定目标。再按***右边的***按钮，就可以将此封邮件连同附件一并取回。

硬盘空间不够储存记录的邮件，怎么办？

无论记录器本身的储存空间有多大，一定会碰到储存空间不足的问题，这时就有赖外部的风络储存设备，将数据做二次备份。

在MS系列的邮件服务器当中，不论是做网关或是邮件服务器+记录，都可以利用备份设定，将储存在本机的邮件，以FTP或是网上邻居的方式，将邮件转存到外面的储存设备。将邮件转存出去时，所有的邮件都会被转成*.EML格式，这个格式的好处是管理者或是用户可以在任意的计算机中开启，而不限定只能是由邮件服务器开启。备份时，依照时间，自动每2000封信产生一个Excel索引档，将这2000封邮件的主要数据放在索引档中，管理者只要先找到特定时间的索引档，例如2010年1月2日至1月30日的索引档，开启后搜索特定邮件，就可以找到相对应的邮件位置，找到邮件后将档案***或是再通过邮件服务器，传给相对的收件者就好。这样的好处是：不会被任何的设备绑死，完全不需要依赖，当初执行储存功能的设备，在某些特定状况下，当初执行邮件记录的设备故障后，会导致所有的记录邮件，无法搜索或取出。

记录邮件的设备当机了，怎么办？

万一，执行记录的邮件记录器自身故障，储存在本机的邮件该如何？所有公司进出的邮件都在上面，怎么办？这时，平常做的苦工就派上用场了。此时可以启动整机备份功能，整机备份可以备份邮件服务器整个设定系统，万一发生故障后，管理者换上一台新的设备，再将***后备份过的数据导入新系统中，系统就从灾难中快速***了。